חמש דרכים שנועדו למזער הסחות דעת בעבודה

אהוד הגיע אליי לפגישה וסיפר: "בזמן האחרון אני מרגיש שאני לא מצליח להשלים את המשימות שלי כמו שאני רוצה בעבודה. בכל רגע נכנס דואר אלקטרוני או טלפון חשוב. המנהלת שלי לקחה אותי לשיחה ואמרה שהיא רואה ירידה בביצועים. הסברתי לה שאני עמוס מאוד ויש לי הרבה מאוד משימות דחופות. אני לא מבין את זה, תמיד חשבתי שאני מולטי- טאסקינג ויכול להספיק הכל".

מחקרים ממשיכים להפריך את המיתוס שאנו יכולים לעשות יותר ממשימה אחת באופן פרודוקטיבי. המוח האנושי פשוט לא נועד לתפקד כך והניסיונות לחלק את המיקוד רק מגבירים לחץ וגורמים לביצועים ירודים. למרבה הצער, רוב מקומות העבודה אינם מסייעים לעובדים להתמקד במשימתם. במקום זאת, הם מלאים בהפרעות דחופות ואטרקטיביות המפחיתות את היכולת של העובד להקדיש תשומת לב לעשייתו וכן מונעות ממנו להיות מעורב באופן חיובי בעבודה ולהביא לתוצאה באיכות גבוהה. הפרעות מתמשכות במקום העבודה עלולות להיות ערמומיות במיוחד כאשר אין לנו "מודעות סביבתית"- אנו לא מכירים בתפקיד רב העוצמה שיש לסביבה שלנו על עיצוב המחשבות שלנו, מצבי הרוח שלנו והבחירות שלנו.

ישנן הוכחות רבות לתשומת הלב השברירית שלנו בעבודה. כך למשל, צלצול טלפון מזיק לפרודוקטיביות שלנו, אך גם מספיק רטט קטן של הטלפון על מנת שיסיח את דעתנו וייצר מעמסה קוגניטיבית. מחקרים מראים כי נוכחות הטלפון מערערת את המיקוד שלנו ומחלישה קשרים בין- אישיים.

הפרעות משרדים מודרניות הן תת הכרתיות. לדוגמא, קול התראת קבלת דואר אלקטרוני עלול לעורר תחושות של חרדה וסקרנות. על מנת להקל על תחושות אלו, אנשים רבים מתנתקים ממשימה חשובה על מנת לבדוק את ההודעות בתא הדואר או בטלפון. על אף שמרבית האנשים אינם נהנים מההפרעה הזו, מעט מאוד מהם יכולים לשלוט בה על ידי השתקת הטלפון או על ידי הסתרתו במגירה.

אך הפתרון הוא לא לנסות ולהתעלם מהפרעות אלו, אלא לנסות ולשלוט על הסביבה ולמנוע ממנה להשתלט עלינו:

לשים לב לרגשות- נסה את הניסוי הקטן הבא. בעשר פעמים הבאות שאתה מרשה לעצמך להיות מוסח דעת, עצור ושאל: מה אני מרגיש באופן מיידי לפני שהחלפתי בין המשימות? מרבית מהסחות הדעת הן תגובות ממכרות, טקטיקות שלמדנו על מנת להימנע מרגשות בלתי נעימים.בניסוי קטן התבקשו סטודנטים לתעד את הסחות הדעת שלהם, נמצא כי מעל 90% מהחלפת המשימות היו תגובה לרגשות של חרדה, שעמום או בדידות. מודעות רבה יותר למניעים מאחורי התגובות שלנו להסחות דעת תסייע לנו לבנות אסטרטגיות בריאות יותר לניהול רגשות ולהימנע מלענות לטלפון או לדואר האלקטרוני.

ניצחונות קלים- חרדה לא מודעת לגבי משימות שלא השלמת עלולה לגרום לך להיות פגיע יותר להסחות דעת. במקום לתת לדאגה להשתלט עלייך, סייע לעצמך להתמקד עלי ידי סיום משימות מעוררות חרדה אך פשוטות לביצוע מרשימת המטלות שלך. כל דבר שנמצא ברשימת המטלות שלך שעדיין לא סיימת מושך את תשומת ליבך. הדבר המעניין הוא שמשימות שהן מורכבות פחות נוטות למשוך תשומת לב באופן לא פרופורציונאלי לזמן שעלייך להשלים אותן (דויד אלן).

בניית זמן לבד- בנה זמן ומרחב לעצמך על מנת שתוכל להתמקד. למד מהם הזמנים הפרודוקטיביים ביותר של היום שלך, דאג לפנות מרחב שבמסגרתו תוכל לפנות זמן לעבודה מרוכזת במשימות מורכבות. יותר מכך, צור טקס סביב בניית מרחב של שקט, כבה את הטלפון, ההתראות, ואפילו גישה לאינטרנט אם אפשרי. בנה חלל שבו תוכל ליהנות מזמן ומרחב של שקט.

בנה את שריר תשומת הלב- תשומת לב היא שריר, והפרעות מסיחות דעת הן הוכחות לכך שהוא מנוון או לא מפותח מספיק. ככל שהשריר הזה נהייה חזק יותר, כך אתה יכול להתמקד זמן רב יותר במשימה. היה סבלני מספיק כדי לתת לשריר שלך לגדול, שים לב למשך כמה זמן אתה יכול להתמקד, אפשר לעצמך להגדיל את חלל הזמן לבד שלך על מנת שתוכל לשפר את היכולת שלך.

אתה גם יכול לבנות שריר זה באמצעות זמן הנסיעה לעבודה. כבה את כל המדיות ותן למוח שלך לנוח ולפעול על פי רצונו. נסה לעשות זאת במשך חמש דקות ביום, ואחר כך הגדל את הזמן הזה כשתגלה את ערכו היצירתי והטיפולי של השקט.

פתרון בעיה בהליכה- אם הסביבה במשרד מקשה עלייך וגורמת לך להסחות דעת, פתח תוכנית הליכה. קח איתך בעיה מעניינת וחשובה להליכה. כשהגוף שלך בתנועה אתה משלים פעילות מנטאלית וכך גם תהייה צפוי פחות להיתקל בהפרעות תוך כדי תנועה.

העולם שלנו מלא בהסחות דעת שעלולות להשפיע עלייך. יש לך שתי אפשרויות: לשלוט על הסחות הדעת האלו או לתת להן לשלוט עלייך. אם אתה נותן להן לשלוט עלייך, הסחות הדעת ישפיעו על הביצועים שלך, יגדילו את הלחץ שלך, ויחלישו את היכולת שלך להתמקד ולהעניק תשומת לב מלאה למשימה העומדת לפנייך. אך, זה לא חייב להיות ככה, אם וכשאתה לוקח שליטה על הדברים ששולטים בך, אתה יכול לקצור את היתרונות של העולם המקוון שלנו ללא אותן הסחות דעת.

נלקח מתוך: "5 Ways to Minimize Office Distractions" by Joseph Grenny

Harvard Business Review