שני הדברים שמקלקלים את היכולת להישאר ממוקד בעבודה

יאיר הגיע אליי לפגישה על מנת שאסייע לו להתמקד במשימות שלו בעבודה ולנהל את הזמן שלו כראוי. הוא הגיע לפגישתנו לחוץ ולא מרוכז ולאורך הפגישה הציץ בנייד שלו בעצבנות בכל פעם שנשמעה הודעה. "אני לא מרוכז בעבודה, אני מרגיש שאני לא יעיל, אני יודע שאני חייב לשנות משהו, אבל אני לא מצליח".

הבעיה של יאיר אינה תופעה חריגה בימינו. יותר ויותר עובדים ומנהלים חשים שהם נתקלים באותם קשיים באופן יום יומי. על פי William Treseder, שותף מייסד בחברת הייעוץ BMNT ישנם שני אתגרים מרכזיים שמקלקלים את היכולת שלנו להתרכז:

קודם כל, דעתנו יותר ויותר מוסחת ממכשירים שונים כמו הסמארטפונים, אנחנו מחוברים למדיות הדיגטליות מעל ל 12 שעות בממוצע. המצב הזה לא מאפשר לנו לעבד ולמקד את עצמנו.

שנית, מחקרים מראים שאנו מבלים בין 35% ל55% מהזמן שלנו ולפעמים גם הרבה יותר, בפגישות.

אם אנחנו רוצים להישאר ממוקדים בפעילות משמעותית באמת, משהו חייב להשתנות ועלינו להקצות זמן רב יותר לעצמנו.

William Tresederמציע חמש פרקטיקות יומיות שנועדו לסייע לנו להתמקד בעבודה:

תרגל מיינדפולנס- הטעות הגדולה ביותר שרובנו עושים היא האופן שבו אנחנו מתחילים את היום. האם אתם מתגלגלים מהמיטה ישירות לבדיקת מיילים בנייד? על פי אמה ספלה, פסיכולוגית מסטנפורד כשאנו כל הזמן עוסקים בלחץ שלנו ובודקים את הטלפונים שלנו אנחנו באופן אירוני פוגמים מאוד ביכולות הקוגניטיביות שלנו כמו זיכרון ותשומת לב להן אנחנו זקוקים כל כך. אז, מה צריך לעשות? אפשר להתחיל הרגל מיינדפולנס פשוט כשאנו מתעוררים. זה יכול לקחת כמה נשימות עמוקות ועד למדיטציה של 20-30 דקות (עוד על תרגול מיינדפולנס) . ד"ר ספלה מסבירה למה זה חשוב: מדיטציה היא דרך להכשיר את מערכת העצבים שלך להירגע למרות לחצי היום יום שלנו. כאשר אנחנו רגועים, אנחנו בעלי אינטליגנציה רגשית רבה יותר ומקבלים החלטות טובות יותר.

לארגן משימות- טעות נפוצה נוספת היא לתת לאנשים אחרים להחליט איך למלא את הזמן שלנו, במיוחד בשעות הבוקר. עלינו לוודא שאנחנו משאירים מספיק זמן כדי לבצע משימות מורכבות ויצירתיות. משימות כאלו דורשות זמן ולא כמה דקות קצרות בין פגישה לפגישה. כולנו אוהבים לחשוב שאנחנו מצליחים לעשות מספר משימות במקביל בצורה יעילה אבל מחקרים מראים באופן חד משמעי שאנחנו גרועים בזה.

כדאי להתמקד במשימות מורכבות ויצירתיות בבוקר, אלו שאפשר להשיג לבד או עם 2-3 אנשים לכל היותר. עדיף לדחות את כל הפגישות האחרות לאחר הצהריים. המפגשים עם משתתפים רבים הם פשוט קשים יותר להתמודדות.

לנקות את השולחן. האם השולחן שלכם בבלגן? מה לגבי שולחן העבודה של המחשב? איך נראה מסך הבית של הנייד שלכם? אזורים אלה אולי נראים חסרי משמעות בתמונה הגדולה אבל הסביבה שלנו משפיעה על הפרודוקטיביות ואיכות העבודה שלנו בדרכים שרק כעת אנחנו מתחילים להבין.

שמירה על סביבת עבודה נקייה, הן פיזית והן דיגיטלית, חיונית ליכולת שלנו להישאר ממוקדים. בעבודה, סדרו את שולחן העבודה ושימו כל מה שלא צריך במגירה. צרו תיקיות על שולחן העבודה במחשב והפטרו מכל הקבצים האקראיים. כבו את כל ההתראות המיותרות. סביבת עבודה כזו תאפשר לכם להשאר ממוקדים זמן רב יותר ולא להיות מוסחים מכל העומס הזה מסביב.

לצמצם פגישות כמה אנשים נכחו בפגישה האחרונה שלכם? חשוב מכך, כמה מהם היו באמת מעורבים ביצירה או הגשמה של התוצרים מאותה פגישה? מחקרים רבים מראים את היתרונות של צוותים קטנים יותר. קשה מאוד להיות ממוקדים ולקחת אחריות עם יותר מידי אנשים—בסופו של דבר אנחנו מסיימים את הפגישה עם קבוצת אנשים שבוהה בשקט במחשבים הניידים שלהם לאורך כל הפגישה. על מנת להישאר ממוקדים, שמרו על הקבוצה שלכם ממוקדת. הגבילו את מספר האנשים בכל פגישה ל-8 או פחות. הקפידו על כך שכל פגישה תסתיים במשימה, זמן מוקצה עבור כל משימה, ואדם אחד שיהיה אחראי להבטיח שדברים ייעשו. זו טכניקה שאפל למשל משתמשת בה באופן אפקטיבי כדי לנהל את כוח העבודה העצום שלה ביעילות.

שמרו על מאגרים יש סיבה לכך שכל כך הרבה אנשים מתקשים להישאר ממוקדים והיא העדר זמן מפגישה לפגישה. אנחנו לא יכולים להיות בשיאנו אם אנחנו מתרוצצים מפגישה לפגישה. החלפת משימות והקשרים קשה עבור המוח האנושי בכל זמן, והיכולת יורדת לאורך היום. עבור מנהלים עסוקים המשמעות היא ש70 אחוזים מזמנם בעבודה מבוזבז.

אם אתם רוצים להימנע מלבזבז זמן ולחוש שחיקה בתום יום עבודה, הוסיפו זמן מפגישה לפגישה. על כל 45-60 דקות שאתם מבלים בישיבה, וודאו לקחת 15 דקות או יותר לעיבוד, שיקוף ותעדוף. כך לא תבזבזו זמן מיותר וגם לא תחושו את תחושת השחיקה שלרובנו יש בסוף יום עבודה ארוך.

להישאר ממוקדים בעבודה, זו משימה לא קלה, אבל אפשרית. חמש טכניקות מעשיות אלו יסייעו לך להישאר ממוקדים במשימה, להשיג את מה שחשוב וליהנות הרבה יותר לאורך כל יום העבודה.

נלקח מתוך

The Two Things Killing Your Ability to Focus

William Treseder

Harvard Business review